La tenue de livres est essentielle à la réussite d’une entreprise. Voici les meilleures pratiques pour minimiser les risques d’erreurs.
La tenue de livres reviens aux comptables et commis-comptables, ils sont les gardiens des données financières de votre organisation. Leur responsabilité est d’enregistrer les transactions financières quotidiennes de votre entreprise de manière précise, cohérente et rapide.
Outre la préparation des factures, le paiement des employés et l’équilibrage des comptes, ils ont généralement d’autres tâches importantes à accomplir.
Le choix d’un bon comptable est essentiel pour vous assurer que vous disposez des données financières nécessaires pour prendre des décisions commerciales éclairées et que vos finances sont gérées efficacement.
Qu’est-ce que la tenue de livres?
La tenue de livres consiste à documenter chaque transaction commerciale dans un système d’enregistrement financier, tel qu’un logiciel de comptabilité ou une feuille de calcul. Parmi ces transactions, on peut citer :
- les ventes et autres recettes
- les dépenses et autres paiements
- les acquisitions d’actifs
- les remboursements de prêts et les paiements de loyers
- les investissements.
La tenue des registres se conforme aux principes comptables généralement reconnus (voir ci-dessous pour plus de détails).
Que font les aides-comptables?
Les aides-comptables sont des professionnels spécialisés dans la gestion des documents financiers des entreprises et des particuliers. Ils s’occupent de tous les aspects de la comptabilité, y compris la préparation des factures, des paiements et des salaires, l’enregistrement des transactions financières, le rapprochement des relevés bancaires, la création d’écritures de journal, le suivi des actifs et des passifs, la préparation de rapports, la déclaration d’impôts, la création de projections et de prévisions financières, etc.
Les aides-comptables utilisent à la fois des techniques manuelles et automatisées pour assurer une saisie précise des données tout en suivant l’évolution de la réglementation. En fournissant aux organisations des informations financières fiables, les aides-comptables les aident à prendre des décisions commerciales éclairées qui conduisent à une réussite à long terme.
La tenue de livres dépend de la collecte précise, fiable et opportune des données financières.
Maxime Boisselle, Vice-Président
Quels sont les essentiels de la tenue de livres?
Il est nécessaire de tenir des registres conformément aux normes établies pour documenter les transactions. Le Conseil des normes comptables établit ces normes sur la base des principes comptables généralement reconnus (PCGR).
Les sociétés privées au Canada peuvent utiliser l’un des deux ensembles de normes comptables énumérés ci-dessous :
- Normes internationales d’information financière (NIIF)
- Normes comptables pour les entreprises à capital fermé (NCECF)
5 fondements de la tenue de livres
Les meilleures pratiques en matière de tenue de livres doivent être axées sur la précision, la fiabilité, la rapidité, la cohérence et la simplicité.
- L’exactitude des dossiers est essentielle pour que les entreprises puissent prendre des décisions en connaissance de cause et se conformer aux réglementations fiscales.
- La fiabilité garantit que les données sont exactes et à jour à tout moment.
- La rapidité des processus d’enregistrement permet de s’assurer que les données sont saisies rapidement et efficacement, sans perte de données.
- La cohérence de l’enregistrement permet de suivre les changements au fil du temps, ce qui facilite l’analyse de la situation financière des entreprises.
- Enfin, la simplicité garantit que le processus ne devient pas trop complexe ou difficile à comprendre pour les gestionnaires d’entreprises.
En se concentrant sur ces cinq facteurs clés, les organisations peuvent s’assurer que leurs processus comptables sont efficaces et efficients.
En raison de l’importance de cette fonction, il est préférable qu’un contrôleur ou un comptable supervise l’aide-comptable.
Francine St-Pierre, Présidente
Quelles sont les compétences que l’on doit retrouver chez un bon aide-comptable ?
Les aides-comptables doivent posséder un certain nombre de compétences pour réussir dans leur fonction.
La compétence de base est la connaissance des processus de tenue de livres et des principes comptables, ainsi que la compréhension de logiciels comptables. En outre, les aides-comptables doivent posséder de solides capacités d’organisation et d’analyse afin de garantir l’exactitude et la fiabilité des documents financiers. Le souci du détail est essentiel pour vérifier les données et repérer les erreurs. Les compétences en matière de communication sont également importantes pour assurer la liaison avec les clients et les parties prenantes en ce qui concerne les questions financières.
Enfin, la connaissance des réglementations en vigueur et des normes de conformité aidera les aides-comptables à rester au fait de leurs responsabilités.
Quelle est la différence entre la comptabilité et la tenue de livres ?
Une des principale différence entre la comptabilité et la tenue de livres réside dans l’étendue de leurs tâches respectives.
La tenue de livre se concentre sur le suivi, l’enregistrement et l’organisation de toutes les transactions financières qui ont lieu dans une entreprise, tandis que la comptabilité consiste à analyser les données collectées par le comptable afin de prendre des décisions éclairées sur la santé financière de l’entreprise. La comptabilité s’appuie sur les performances passées pour évaluer la situation financière actuelle et les projections futures, tandis que la tenue de livres vise à maintenir un registre actualisé de toutes les activités et transactions.
Les deux sont essentiels à la réussite d’une entreprise.
La complexité d’être commis-comptable
La tenue de livre est relativement simple à maîtriser. Il existe des systèmes comptables peu coûteux qui fournissent des instruments automatisés et simples à apprendre pour enregistrer les transactions financières conformément aux normes comptables et à d’autres exigences.
Néanmoins, certaines entreprises saisissent leurs transactions dans des feuilles de calcul plutôt que dans des logiciels de comptabilité. Les tableurs peuvent compliquer l’enregistrement et la gestion corrects des informations financières. Il peut être difficile de maîtriser les formules des tableurs et le risque d’erreurs d’enregistrement est accru. Cela peut conduire à une représentation inexacte des performances financières d’une entreprise, à des déclarations fiscales inexactes, voire à de mauvaises décisions commerciales.
Qu’est-ce que le système en partie double ?
Le système en partie double est une méthode de comptabilité qui requiert deux entrées pour chaque transaction financière. Cela signifie que pour chaque crédit, un débit égal et correspondant doit être enregistré afin de tenir des registres précis et d’équilibrer les comptes.
Dans ce système, les débits sont présentés d’un côté du grand livre et les crédits de l’autre. Ce système comptable permet aux utilisateurs de suivre leurs finances de manière plus précise et plus efficace, et de prendre des décisions plus éclairées sur la manière de gérer leur argent.
Qu’est-ce que le système en partie simple ?
Le système en partie simple est une méthode de comptabilité qui ne nécessite qu’une seule entrée pour chaque transaction financière. Cela signifie qu’au lieu d’enregistrer des écritures de débit et de crédit, l’utilisateur n’a qu’à saisir le montant total de chaque transaction.
Ce système est plus simple, mais il n’est pas aussi précis ou fiable que le système à double entrée. Il ne permet pas de suivre les transactions individuelles et ne conserve pas suffisamment d’informations pour permettre des comparaisons entre les finances passées et présentes.
Le système en partie simple est généralement utilisé par les particuliers ou les petites entreprises dont les ressources financières sont plus limitées et qui effectuent moins de transactions.
Un grand livre, c’est quoi ?
Le grand livre est un type de registre comptable utilisé pour suivre les transactions financières d’une entreprise et produire des états financiers. Il contient tous les comptes d’une entreprise et est organisé en comptes de débit et de crédit, tels que les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses.
Toutes les transactions individuelles sont enregistrées dans le grand livre avec des numéros de compte, des dates, des montants et d’autres informations importantes. Le grand livre sert également de piste d’audit pour suivre l’évolution des soldes des comptes au fil du temps.
Qu’est-ce que le registre comptable ?
Un registre comptable, souvent appelé brouillard, est un enregistrement détaillé des transactions financières liées à un compte spécifique. Il comprend généralement la date, le nom du compte, le type de transaction (débit ou crédit), le montant et le numéro de référence de chaque entrée. Le registre comptable sert à documenter tous les changements intervenus dans un compte particulier, tels que les ventes et les paiements reçus, les achats effectués et les dépenses encourues. Les informations contenues dans le registre doivent être régulièrement rapprochées du grand livre afin de garantir l’exactitude des documents financiers.
