Qu’est-ce que la tenue de livres et pourquoi est-elle importante ?
La tenue de livres est le processus d’enregistrement quotidien des transactions financières de votre entreprise dans des comptes organisés. Elle peut également faire référence aux différentes techniques d’enregistrement que les entreprises peuvent utiliser. La tenue de livres est un élément essentiel de votre processus comptable pour plusieurs raisons. Lorsque vous tenez à jour les enregistrements des transactions, vous pouvez produire des rapports financiers précis qui aident à mesurer les performances de l’entreprise. Des registres détaillés seront également utiles en cas de contrôle fiscal.
Ce guide vous présentera les différentes méthodes de comptabilité, la manière dont les écritures sont enregistrées et les principaux états financiers concernés.
Méthodes comptables
Avant de commencer à faire de la tenue de livres, votre entreprise doit décider de la méthode qu’elle va suivre. Lors de votre choix, tenez compte du volume des transactions quotidiennes de votre entreprise et du montant de votre chiffre d’affaires. Si vous êtes une petite entreprise, une méthode de comptabilité complexe conçue pour les entreprises peut entraîner des complications inutiles. Inversement, des méthodes de comptabilité moins robustes ne suffiront pas aux grandes entreprises.
C’est pourquoi nous allons décomposer ces méthodes afin que vous puissiez trouver celle qui convient le mieux à votre entreprise.
Comptabilité en partie simple
La comptabilité en partie simple est une méthode simple qui consiste à passer une seule écriture pour chaque transaction dans vos livres. Ces transactions sont généralement consignées dans un livre de caisse qui permet de suivre les recettes et les dépenses. Il n’est pas nécessaire d’avoir une formation comptable formelle pour utiliser le système de comptabilité en partie simple. La méthode de la comptabilité en partie simple convient aux petites entreprises privées et aux entreprises individuelles qui n’achètent ni ne vendent à crédit, qui ne possèdent que peu ou pas d’actifs physiques et qui détiennent de petites quantités de stocks.
Comptabilité en partie double
La comptabilité en partie double est plus solide. Elle part du principe que chaque transaction affecte au moins deux comptes et qu’elle est enregistrée sous forme de débits et de crédits. Par exemple, si vous effectuez une vente de 10 $, votre compte de caisse sera débité de 10 $ et votre compte de vente sera crédité du même montant. Dans le système en partie double, le total des crédits doit toujours être égal au total des débits. Lorsque c’est le cas, vos comptes sont “équilibrés”.
L’utilisation de la comptabilité en partie double est plus judicieuse si votre entreprise est grande, publique, ou si elle achète et vend à crédit. Les entreprises choisissent souvent la comptabilité en partie double parce qu’elle laisse moins de place à l’erreur. D’une certaine manière, il s’agit d’une “double vérification” de vos livres, car chaque transaction est enregistrée dans deux comptes correspondants, mais qui se compensent.
Comptabilité de caisse ou comptabilité d’exercice
L’étape suivante consiste à choisir entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice. Cette décision dépendra du moment où votre entreprise comptabilisera ses recettes et ses dépenses.
Dans le cas de la comptabilité de caisse, les recettes sont comptabilisées lorsque l’entreprise reçoit des liquidités. Les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont payées. En d’autres termes, chaque fois que des liquidités entrent ou sortent de vos comptes, elles sont comptabilisées. Cela signifie que les achats ou les ventes effectués à crédit n’apparaîtront dans vos livres qu’au moment de l’échange des espèces.
Dans la méthode de la comptabilité d’exercice, les recettes sont comptabilisées lorsqu’elles sont acquises. De même, les dépenses sont enregistrées lorsqu’elles sont encourues, généralement en même temps que les recettes correspondantes. Il n’est pas nécessaire que l’argent entre ou sorte pour que la transaction soit enregistrée. Vous pouvez marquer immédiatement vos ventes et vos achats effectués à crédit.
La comptabilité de caisse et la comptabilité d’exercice peuvent toutes deux s’appliquer à la comptabilité en partie simple ou à la comptabilité en partie double. En général, cependant, la méthode en partie simple est la base de la comptabilité de caisse. Les transactions sont enregistrées sous la forme d’écritures simples qui correspondent soit à des entrées, soit à des sorties d’argent. La comptabilité d’exercice fonctionne mieux avec le système en partie double.
Comment enregistrer les écritures dans la tenue de livres
La production d’états financiers tels que les bilans, les comptes de résultat et les états des flux de trésorerie vous aide à comprendre la situation de votre entreprise et à évaluer ses performances. Pour que ces rapports donnent une image fidèle de votre entreprise, vous devez disposer d’enregistrements correctement documentés de vos transactions. Il est également utile de tenir ces registres aussi à jour que possible lors du rapprochement de vos comptes.
L’enregistrement des transactions commence par les documents sources tels que les commandes d’achat et de vente, les factures et les bandes de caisse enregistreuse. Une fois ces documents rassemblés, vous pouvez enregistrer les transactions à l’aide de journaux, de grands livres et de la balance de vérification. Si vous êtes une très petite entreprise, vous n’aurez peut-être besoin que d’une caisse enregistreuse. Les informations peuvent ensuite être consolidées et transformées en états financiers.
Caisses enregistreuses
Une caisse enregistreuse est une machine électronique qui sert à calculer et à enregistrer les transactions. En général, les caisses enregistreuses sont utilisées pour enregistrer les flux de trésorerie dans les magasins. Le caissier encaisse l’argent d’une vente et restitue le solde au client. L’argent collecté et le solde restitué sont enregistrés dans la caisse en tant que comptes de caisse à entrée unique. Les caisses enregistreuses stockent également les reçus des transactions, ce qui vous permet de les enregistrer facilement dans votre journal des ventes.
Les caisses enregistreuses sont courantes dans les entreprises de toutes tailles. Toutefois, elles ne constituent généralement pas la principale méthode d’enregistrement des transactions, car elles utilisent le système de comptabilité en partie simple, basé sur les espèces. Elles sont donc pratiques pour les très petites entreprises, mais trop simplistes pour les grandes.
Le journal
Le journal est appelé livre des écritures d’origine. C’est l’endroit où une entreprise enregistre chronologiquement ses transactions pour la première fois. Un journal peut être physique (sous la forme d’un livre ou d’un journal) ou numérique (stocké sous forme de feuilles de calcul ou de données dans un logiciel de comptabilité). Il précise la date de chaque opération, les comptes crédités ou débités et le montant concerné. Bien que l’équilibre du journal ne soit généralement pas vérifié à la fin de l’exercice, chaque écriture a une incidence sur le grand livre. Comme nous l’apprendrons, il est impératif que le grand livre soit équilibré, c’est pourquoi la tenue d’un journal précis est une bonne habitude à prendre. Ce formulaire est utile pour la comptabilité en partie double.
Le grand livre
Un grand livre est un livre ou une compilation de comptes. Il est également appelé livre de seconde écriture. Une fois les opérations saisies dans un journal, elles sont classées dans des comptes distincts, puis transférées dans le grand livre. Ces enregistrements sont transcrits par comptes dans l’ordre suivant : actifs, passifs, capitaux propres, produits et charges. Tout comme le journal, le grand livre peut également prendre la forme de feuilles de calcul physiques ou électroniques.
Un grand livre contient un plan comptable, qui est une liste de tous les noms et numéros de comptes figurant dans le grand livre. Le plan est généralement présenté dans le même ordre que celui des enregistrements transcrits.
Contrairement au journal, les grands livres sont examinés par les auditeurs et doivent donc toujours être équilibrés à la fin de l’exercice. Si le total des débits est supérieur au total des crédits, on parle de solde débiteur. Si le total des crédits est supérieur au total des débits, il y a un solde créditeur. Le grand livre est important dans la comptabilité en partie double, où chaque transaction modifie au moins deux comptes auxiliaires.
Balance de vérification
La balance de vérification est produite à partir des écritures du grand livre compilées et résumées. La balance de vérification est en quelque sorte un test qui permet de vérifier si les comptes sont équilibrés. Elle énumère les comptes exactement dans l’ordre suivant : actifs, passifs, capitaux propres, produits et charges, avec le solde du compte de clôture.
Un comptable établit généralement la balance de vérification afin de déterminer la situation de votre entreprise et l’équilibre de vos comptes. Cette balance peut ensuite être recoupée avec les grands livres et les journaux. Les déséquilibres entre les débits et les crédits sont faciles à repérer sur la balance de vérification. Elle n’est cependant pas toujours exempte d’erreurs. Toute écriture mal calculée ou mal transcrite dans le grand livre peut entraîner une balance de vérification incorrecte. Il est préférable de repérer rapidement les erreurs et de les corriger dans le grand livre plutôt que d’attendre la balance de vérification à la fin de l’exercice.
États financiers
L’étape suivante, et probablement la plus importante, de la tenue de livres consiste à produire des états financiers. Ces états sont préparés en consolidant les informations provenant des écritures que vous avez enregistrées au jour le jour. Ils donnent un aperçu des performances de votre entreprise au fil du temps et révèlent les domaines dans lesquels vous devez vous améliorer. Les trois principaux rapports financiers que toute entreprise doit connaître et comprendre sont le tableau des flux de trésorerie, le bilan et l’état des résultats.
Le tableau des flux de trésorerie
Le tableau des flux de trésorerie est exactement ce que son nom suggère. Il s’agit d’un rapport financier qui retrace les entrées et les sorties de fonds de votre entreprise. Il vous permet (ainsi qu’aux investisseurs) de comprendre comment votre entreprise gère ses dettes et ses dépenses. En résumant ces données, vous pouvez voir si vous gagnez suffisamment d’argent pour gérer une entreprise durable et rentable.
Le bilan
Le bilan présente l’actif, le passif et les capitaux propres d’une entreprise à un moment donné. En d’autres termes, il indique ce que l’entreprise possède, ce qu’elle doit et le montant investi par les actionnaires. Toutefois, le bilan n’est qu’un instantané de la situation financière d’une entreprise à une date donnée. Il doit être comparé aux bilans d’autres périodes. Le bilan vous permet de comprendre la liquidité et la structure financière de votre entreprise grâce à des analyses telles que le ratio de liquidité générale, le ratio de rotation des actifs, le ratio de rotation des stocks et le ratio d’endettement.
L’état des résultats
L‘état des résultats, également appelé compte de pertes et profits, se concentre sur les recettes et les dépenses d’une entreprise au fil du temps. Un état des résultats classique se compose de deux parties. La moitié supérieure énumère les revenus d’exploitation, tandis que la moitié inférieure énumère les dépenses. L’état des résultats suit ces dernières sur une période donnée, par exemple le dernier trimestre de l’exercice fiscal. Il montre comment les recettes nettes de votre entreprise sont converties en gains nets qui se traduisent par un bénéfice ou une perte. L’état des résultats ne se concentre pas sur les recettes ou les détails de la trésorerie.
Rapprochement bancaire
Le rapprochement bancaire est le processus qui consiste à trouver une concordance entre les transactions sur votre compte bancaire et les transactions dans vos registres comptables. Le rapprochement des comptes bancaires est une étape impérative de la tenue de livres car, une fois que tout le reste a été enregistré, c’est la dernière étape pour trouver des divergences dans vos livres. Le rapprochement bancaire vous permet de vous assurer qu’il n’y a rien d’anormal en ce qui concerne votre argent.
Pourquoi est-ce obligatoire ?
Le rapprochement bancaire est indispensable parce qu’il :
- Fournit la situation financière exacte de votre entreprise
- Suit précisément les flux de trésorerie
- Aide à la détection des fraudes ou des erreurs bancaires
Gardez le contrôle de votre tenue de livres
Une bonne tenue de livres est un gage de réussite pour votre entreprise. Il s’agit d’un processus comptable fondamental, sans lequel il serait pratiquement impossible d’élaborer des stratégies visant à améliorer les domaines clés de votre entreprise. Cependant, aussi importante que soit la tenue de livres, la mise en œuvre d’un système inadapté à votre entreprise peut être source de difficultés. Certaines entreprises peuvent encore utiliser des méthodes manuelles avec des agendas physiques et des journaux papier. Toutefois, la technologie étant de plus en plus avancée, même les petites entreprises pourraient tirer profit du passage au numérique. C’est là qu’intervient une solution de comptabilité en ligne tel que proposé par Services Comptables BSP.
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