Les meilleurs logiciels de comptabilité pour les petites entreprises au Québec 2024

Dans cet article, nous allons examiner les meilleurs logiciels de comptabilité pour les petites entreprises au Québec. Choisir le bon logiciel de comptabilité est une décision importante. Le bon choix vous aidera à vous concentrer sur l’exploitation de votre entreprise au lieu de passer du temps précieux à faire “les livres”.

Dans ce guide, vous apprendrez :

• Quels sont les éléments à prendre en compte lors de l’évaluation d’un logiciel de comptabilité pour petites entreprises ?
• Les deux types de logiciels de comptabilité
  • Logiciel de bureau
  • Logiciel cloud
• Comparaison des meilleurs logiciels de comptabilité pour petites entreprises disponibles au Québec

Tous les chefs d’entreprise, quel que soit leur secteur d’activité, leur service ou leur produit, ont besoin d’un système comptable qui leur permette d’évaluer la santé de leur entreprise, de mesurer leur succès et d’orienter leur prise de décision.

Si vous êtes une entreprise nouvellement créée, avec tous vos reçus dans un tiroir, ce guide est fait pour vous ! Ce guide s’adresse également aux entreprises bien établies qui cherchent à gagner en efficacité. Nous évaluerons les différents logiciels de comptabilité disponibles pour les petites entreprises canadiennes afin de vous aider à choisir la meilleure option pour vos besoins en matière de comptabilité.

Que faut-il prendre en compte lors de l’évaluation d’un logiciel de comptabilité pour petites entreprises (au Québec) ?

Qu’utilisez-vous actuellement ?

Sur papier

Si votre système comptable actuel est basé sur le papier, c’est l’occasion de prendre une décision éclairée quant à la numérisation de vos livres. Vous pouvez faire table rase du passé. Il existe un logiciel de comptabilité qui peut s’adapter à votre entreprise.

Tableaux de calcul

Vous utilisez toujours une tableau de calcul dans Microsoft Excel, Google Sheets ou Apple Numbers ? Vous n’êtes pas seul. Un article paru en 2021 dans le Financial Post indique que “63 % des entreprises considèrent Excel comme un outil comptable essentiel”.

Les feuilles de calcul (souvent fournies gratuitement avec le système d’exploitation d’un ordinateur) sont peu ou pas coûteuses, ce qui en fait une option attrayante pour les petites entreprises.

Toutefois, si un tableur peut vous convenir aujourd’hui, il s’agit d’un outil très manuel et limité qui n’est pas évolutif. Les tableurs ne peuvent pas intégrer les paiements, la facturation, la paie, le stockage des reçus, etc. Si vous dépendez des tableurs, il y a de fortes chances que vous utilisiez d’autres outils pour répondre à vos besoins en matière de comptabilité. Les fonctions dynamiques offertes par les logiciels de comptabilité peuvent vous faire gagner beaucoup de temps et vous éviter bien des tracas au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

La meilleure solution

Si vous utilisez déjà un logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise, ce guide vous confirmera que vous avez fait le bon choix ou qu’un autre logiciel de comptabilité est une meilleure option.

Qui fait les comptes – aujourd’hui et dans le futur ?

Quelle que soit la solution que vous utilisez actuellement, il est important de réfléchir à vos besoins actuels en matière de comptabilité et à vos projets futurs. Si vous êtes propriétaire, aurez-vous toujours le temps de vous occuper de la comptabilité ? Il se peut que vous arriviez à un stade de votre activité où vous devrez déléguer tout ou une partie du travail à quelqu’un d’autre. Si vous envisagez de partager les responsabilités, pensez à un logiciel de comptabilité qui permette un travail collaboratif avec plusieurs utilisateurs. La collaboration permet à plusieurs utilisateurs de partager et de gérer des fichiers et des documents, ainsi que de travailler ensemble sur des projets et des tâches à partir de n’importe quel endroit et de n’importe quel appareil.

Type d’entreprise

Le type d’entreprise que vous dirigez peut influencer le choix de votre logiciel de comptabilité. Bien que la plupart des logiciels de comptabilité puissent être adaptés à la plupart des entreprises, il y a des considérations à prendre en compte si vous dirigez une entreprise de services ou une entreprise de produits.

Avez-vous besoin de suivre vos heures de travail pour les facturer à l’heure ou pour les attribuer à des projets ? Avez-vous des stocks, tels que des pièces détachées ou des articles consommables, qui doivent faire l’objet d’un suivi ? Ces deux scénarios requièrent des fonctionnalités spécifiques de votre logiciel de comptabilité.

Enfin, le fait d’avoir ou non des employés, et leur nombre, peut également influer sur le choix du logiciel financier. Une entreprise qui emploie deux personnes sera moins concernée par une fonction de paie qu’une petite entreprise qui emploie une douzaine de personnes ou plus.

Le temps des impôts

La saison des impôts est certainement l’une des périodes les plus stressantes de l’année, mais un bon logiciel de comptabilité peut faciliter la préparation de la déclaration d’impôts. Les logiciels de comptabilité reconnaissent le type d’informations contenues dans les formulaires fiscaux et, dans certains cas, remplissent automatiquement les informations requises pour vous. Si vous avez du mal à gérer vos dossiers fiscaux, un logiciel de comptabilité qui vous aide à remplir vos déclarations de revenus et à les automatiser peut être un investissement précieux.

Deux types de logiciels : Comptabilité de bureau ou comptabilité cloud

Les logiciels de comptabilité pour petites entreprises sont disponibles de deux manières : sur ordinateur ou sur le cloud. Les deux présentent des avantages et des inconvénients en fonction des besoins de votre petite entreprise en matière de comptabilité, et peuvent même influencer le moment et l’endroit où vous pouvez travailler sur vos comptes.

Aperçu rapide des logiciels de comptabilité de bureau

Coûts : achat unique avec coûts pour les mises à jour et les nouvelles versions

Aperçu rapide des logiciels de comptabilité cloud

Coûts : sur la base d’un abonnement mensuel ou annuel

Logiciel de comptabilité de bureau

Les logiciels de bureau sont disponibles à l’achat sur un CD physique, une clé USB ou, le plus souvent aujourd’hui, par téléchargement en ligne. Ce type de logiciel n’est accessible que sur l’appareil sur lequel il est installé. Certains logiciels de bureau peuvent être installés sur d’autres ordinateurs, conformément à l’accord de licence. Les utilisateurs doivent lire l’accord avant d’acheter le logiciel.

Logiciel de bureau pour votre appareil

Lorsque vous choisissez un logiciel de bureau, assurez-vous qu’il est compatible avec le système d’exploitation (OS) de votre ordinateur. Le logiciel fonctionne-t-il avec Windows OS, Mac OS ou les deux ? De plus, si vous souhaitez avoir accès à votre logiciel à tout moment, pensez aux limites de son installation sur un ordinateur configuré pour un lieu spécifique. Si vous souhaitez accéder à vos livres et travailler dessus lorsque vous êtes au chalet, votre ordinateur portable peut être une meilleure option pour l’installation qu’un ordinateur de bureau.

Coût des logiciels de bureau

Il est important de prendre en compte les éléments suivants pour estimer le coût réel de la maintenance d’un logiciel de bureau au fil du temps :

• Que se passe-t-il si vous devez acheter des licences pour d’autres appareils à l’avenir ?
• Quelle est la fréquence des mises à jour ou des nouvelles versions ? Quel sera le coût de ces mises à jour ?
• Quel type d’assistance est proposé ? Le soutien représente-t-il un coût supplémentaire ?

En outre, bien qu’un coût unique puisse sembler attrayant, vous risquez de payer plus que ce dont vous avez besoin. Souvent, les logiciels de bureau ne sont pas proposés dans des catégories basées sur la valeur, avec des fonctions et des prix variables, comme c’est le cas pour la plupart des logiciels basés sur l’informatique en nuage. Avec les logiciels de bureau, c’est généralement tout ou rien.

Sécurité des logiciels de bureau

La sécurité, en termes de respect de la vie privée et de stockage des données, est également un élément important à prendre en compte dans le cas des logiciels de bureau. Des mesures de protection doivent être mises en place pour l’accès, notamment un mot de passe informatique, mais il convient également de décider où et comment vos données sont stockées. Utiliserez-vous un disque dur externe ? Si oui, où le conserverez-vous ? Et à quelle fréquence allez-vous sauvegarder vos données comptables ? Vous devez également disposer d’un endroit sûr pour stocker les CD d’installation du logiciel ou la clé USB si vous avez acheté votre logiciel dans ce format. Il se peut que vous deviez réinstaller votre logiciel, c’est pourquoi vous devez conserver les fichiers d’installation dans un endroit sûr et accessible.

Intégration des logiciels de bureau

Enfin, les logiciels de bureau sont également limités en termes de collaboration et d’intégration avec d’autres logiciels. Ces capacités sont expliquées dans la section suivante sur la comptabilité cloud.

Logiciel de comptabilité cloud

Les logiciels de comptabilité cloud sont achetés en ligne, accessibles via l’internet, et toutes les données sont stockées dans le cloud – d’où le terme “logiciel cloud”. Il s’agit d’un service d’abonnement avec une redevance mensuelle. Les frais mensuels récurrents permettent de gérer les montants à payer. Les fournisseurs de logiciels peuvent également proposer un plan annuel. Une réduction de prix peut être accordée si le plan annuel est payé à l’avance.

Appareils pour les logiciels de comptabilité cloud

Contrairement aux logiciels de comptabilité de bureau, il n’est pas nécessaire de choisir un seul appareil pour le logiciel, puisque le logiciel cloud est accessible par l’internet, et non par un fichier téléchargé. La plupart des logiciels de comptabilité cloud sont accessibles sur plusieurs appareils, généralement par l’intermédiaire d’un navigateur web. Cela inclut les téléphones portables et les tablettes, pour autant que l’appareil ait accès à l’internet. Par conséquent, si vous voyagez beaucoup ou si vous avez plusieurs sites, ce type de logiciel pourrait être une excellente option pour vous.

Utilisateurs multiples pour le logiciel de comptabilité cloud

Les logiciels de comptabilité cloud vous permettent souvent d’avoir plusieurs utilisateurs, avec des connexions individuelles et des rôles différents. Avec certains logiciels de comptabilité cloud, le type de rôles et le nombre d’utilisateurs autorisés peuvent faire l’objet d’un coût supplémentaire. Les rôles et les autorisations des utilisateurs sont une fonctionnalité intéressante des logiciels de comptabilité cloud qui vous permet de limiter certaines fonctions ou informations consultables dans le logiciel en fonction du rôle d’un participant dans votre entreprise. Cette fonction facilite également le transfert d’un rôle ou la suppression d’un utilisateur si, par exemple, un employé quitte votre entreprise.

Logiciel de comptabilité cloud et sécurité

La protection et la sécurité des données font partie intégrante des logiciels de comptabilité en ligne. Toutes les données stockées dans le cloud sont cryptées. Cela signifie que les informations sont converties dans un format illisible avant d’être transférées et stockées dans le cloud. Le processus de cryptage est ensuite inversé lorsque les informations sont requises et accessibles à partir du cloud.

La plupart des logiciels de comptabilité cloud proposent également une authentification à deux facteurs, c’est-à-dire que deux méthodes d’identification sont nécessaires pour accéder à votre compte. Il est important de noter qu’une bonne sécurité repose sur la diligence des personnes qui utilisent le logiciel. Il est essentiel de former votre personnel à l’utilisation de bons mots de passe et à d’autres pratiques de sécurité.

Stockage avec un logiciel de comptabilité cloud

La plupart des logiciels de comptabilité cloud offrent un espace de stockage standard pour vos données comptables, inclus dans le prix de l’abonnement. Un espace de stockage supplémentaire est parfois disponible moyennant un supplément. Heureusement, les données comptables ne sont généralement pas très gourmandes en espace de stockage et ne nécessitent pas de grandes quantités d’espace de stockage. Cependant, l’espace de stockage devient une considération plus importante si vous avez beaucoup de fichiers comptables externes qui devront être téléchargés et sauvegardés dans votre compte. Pendant combien de temps aurez-vous besoin de sauvegarder et d’accéder à vos documents comptables ? Pour des raisons fiscales et juridiques, certaines entreprises sont tenues de conserver leurs documents pendant plusieurs années.

Mises à jour des logiciels cloud

L’un des grands avantages des logiciels cloud par rapport aux logiciels de bureau est que les mises à jour sont presque toujours gratuites pour les logiciels de comptabilité cloud. Avec un logiciel cloud, vous travaillerez toujours avec la dernière version et vous n’aurez pas à vous soucier de l’effort ou du coût de la mise à jour de votre logiciel.

Intégration de logiciels en nuage

Enfin, les logiciels de comptabilité cloud offrent la possibilité de collaborer ou de s’intégrer avec d’autres logiciels cloud. Par exemple, si vous utilisez un processeur de paiement pour collecter les paiements de vos clients, ces informations peuvent être automatiquement intégrées à votre logiciel de comptabilité pour marquer les factures payées et rationaliser l’ensemble de votre processus de recouvrement. Vous pouvez ainsi réaliser des gains d’efficacité considérables et gagner un temps précieux.

Choisir le bon logiciel pour votre petite entreprise

Maintenant que vous comprenez la différence entre un logiciel de comptabilité de bureau et un logiciel de comptabilité cloud, savez-vous lequel vous convient le mieux ? Si vous répondez par l’affirmative, félicitations ! Vous avez fait le premier pas vers le choix du meilleur logiciel de comptabilité pour les besoins de votre petite entreprise. Si vous avez répondu non, ce n’est pas grave non plus. Nous passerons ensuite en revue les différentes offres de logiciels de comptabilité, ce qui vous aidera également à prendre votre décision.

Il est important de noter que le nombre d’utilisateurs de logiciels de comptabilité de bureau est en baisse. Cela ne signifie pas qu’ils ne conviennent pas à votre entreprise, mais l’adoption des logiciels de comptabilité cloud augmente rapidement. C’est pourquoi, lorsque nous examinerons les différents logiciels, nous nous concentrerons sur les options des logiciels de comptabilité en nuage et nous présenterons les avantages et les inconvénients de chacun d’entre eux.

Logiciels de comptabilité populaires pour les petites entreprises au Canada

• QuickBooks
• Xero
• FreshBooks
• Sage
• Wave
• Zoho Books

Jetons un coup d’œil à chacun d’entre eux…

Remarque : les prix indiqués n’incluent pas les promotions qui sont souvent disponibles. Il est vivement conseillé de vérifier les promotions ou les essais gratuits qui peuvent être proposés, en particulier pour les nouveaux utilisateurs.

QuickBooks

QuickBooks, fondé en 1983, est un nom hautement reconnu dans le monde de la comptabilité, détenu par la société mère, Intuit. Basé en Californie, il est connu pour son interface intuitive et ses capacités à produire des rapports. QuickBooks – en ligne et sur ordinateur – convient à la plupart des entreprises et, à bien des égards, il est considéré comme la référence en matière de logiciels de comptabilité. Cependant, cette solution tout-en-un peut vous faire payer plus que ce dont votre entreprise a besoin.

Traitement des paiements : Transfert électronique de fonds (TEF), cartes de crédit

Fonction de paie : Oui, disponible avec tous les plans QuickBooks Online

Idéal pour : Les entreprises établies à la recherche d’un logiciel de comptabilité complet.

Formats disponibles : Bureau (QuickBooks Desktop) et cloud (QuickBooks Online)

Coûts :

Quickbooks Desktop – Pro Plus $549, Premier Plus – $799
Quickbooks Online – $22-$140 par mois, selon les 4 options de plan (Démarrage, Standard, Plus, Avancé)

Xero

Appelé à l’origine “Comptabilité 2.0”, Xero a été fondé en 2006 en Nouvelle-Zélande. Il a été lancé pour la première fois au Canada en 2018 et n’a cessé de gagner en popularité depuis. Il est connu pour son interface conviviale et son slogan “beautiful business” qui renforce l’idée que son logiciel n’est pas seulement nécessaire, mais aussi agréable à utiliser.

Traitement des paiements : Cartes de crédit et EFT

Fonction de paie : Oui, pour un maximum de 4 employés, sinon ils proposent une intégration avec un logiciel de paie.

Idéal pour : Les petites entreprises en pleine croissance à la recherche d’une solution évolutive et flexible en termes de fonctionnalités et d’options tarifaires.

Formats disponibles : Basé sur le cloud uniquement

Coût : 9 à 58 $ par mois, selon le plan (Starter, Standard, Premium)

FreshBooks

Fondé en 2003, avec un siège social à Toronto, FreshBooks a été créé à l’origine comme un service de facturation en ligne pour les professionnels de l’informatique. FreshBooks est un choix courant pour les entreprises de services et de projets en raison de ses outils de suivi du temps et des projets.

Traitement des paiements : Cartes de crédit, EFT

Fonction de paie : Pas de traitement intégré, mais intégration avec la plateforme de paie Gusto

Idéal pour : Les entreprises de services et de projets ainsi que les professionnels indépendants.

Formats disponibles : Basé sur le cloud uniquement

Coût : 22 $ – 60 $ par mois, en fonction des 3 options de plan (Lite, Plus, Premium). Une option de tarification personnalisée basée sur les besoins est également disponible.

Sage

Fondée en 1981 à Newcastle, en Angleterre, Sage propose deux logiciels : Sage One , qui offre des fonctions comptables de base et s’adresse aux indépendants et aux micro-entreprises, et Sage 50, qui offre des fonctions plus avancées et est plus flexible, et s’adresse aux petites et moyennes entreprises.

Traitement des paiements : Cartes de crédit, EFT

Fonction de paie : Oui, pour Sage 50, jusqu’à 10 employés sont inclus dans tous les plans. Coût supplémentaire basé sur un système de paliers (50 employés maximum). Pour les plans Sage One, il s’agit d’une fonction supplémentaire qui commence à 23 $/mois plus 3 $ par employé.

Idéal pour : Les indépendants et les micro-entreprises.

Formats disponibles : Basé sur le cloud uniquement

Coût : Sage One, 17 $ – 55 $ par mois, en fonction des 3 options de plan (Start, Standard, Plus)
Sage 50, 59,50 $ – 376,25 $, selon 3 options de plan (Pro, Premium, Quantum)

Wave

Cette entreprise canadienne a été lancée en 2009 et appartient à la société de préparation de déclarations de revenus H&R Block, dont le siège social se trouve à Toronto. Il est important de savoir que Wave appartient à H&R Block, car cela explique pourquoi Wave offre son logiciel gratuitement, mais facture des services de tenue de livres et de coaching. Wave propose également des services payants de gestion de la paie et de traitement des paiements en ligne.

Traitement des paiements : Cartes de crédit, EFT

Fonction de paie : Oui, moyennant un coût supplémentaire. Voir les tarifs ci-dessous.

Idéal pour : Les entreprises de services disposant d’un budget limité et n’ayant pas d’expérience en comptabilité.

Formats disponibles : Basé sur le cloud uniquement

Coût : Le logiciel de comptabilité et de facturation est gratuit.
Cartes de crédit – 2,9 % plus 0,60 $ par transaction, AMEX – 3,4 % plus 0,60 $ par transaction, paiements bancaires (EFT) – 1 % (1 $ par transaction au minimum).
Logiciel de paie – 25 $ par mois plus 6 $ par employé actif ou contractuel payé.
Aide à la tenue de la comptabilité – 149 $ par mois
Coaching en comptabilité et paie – 379 $ en une seule fois (autres forfaits disponibles)

Zoho Books

Fondé en 1996, Zoho Books est l’un des 50 logiciels de la multinationale informatique Zoho Corporation. Le siège social de l’entreprise se trouve en Inde, mais en 2022, elle a ouvert un bureau canadien à Cornwall, en Ontario. Zoho Corporation met l’accent sur l’évolutivité et la réduction de la barrière d’adoption pour les utilisateurs en offrant une intégration dynamique de ses nombreuses applications d’affaires.

Traitement des paiements : Cartes de crédit et EFT grâce à l’intégration d’un tiers

Fonction de paie : Non, mais l’intégration est possible avec l’application Zoho Payroll (coût supplémentaire).

Idéal pour : Les jeunes entreprises et les petites entreprises ayant des besoins en matière de CRM (gestion de la relation client).

Formats disponibles : Cloud seulement

Coût : 0 à 290 $ par mois, selon les 6 options de plan (Free, Standard, Professional, Premium, Elite, Ultimate)

Conclusion

Choisir le meilleur logiciel de comptabilité pour votre petite entreprise vous permet de consacrer moins de temps à la comptabilité et plus de temps à la gestion de votre entreprise. Votre logiciel de comptabilité doit vous permettre de gagner du temps, de suivre et de contrôler la santé de votre entreprise et de vous aider à prendre des décisions. Nous avons examiné un grand nombre d’options, mais vous seul pouvez décider de ce qui est important pour vous et votre entreprise. La décision finale dépendra des besoins de votre entreprise et de votre budget.

Mise à jour le 19 janvier 2024