En tant qu’obligation légale et instrument de gestion des entreprises, la tenue de livres doit être tenue avec rigueur, que ce soit par un comptable ou par un employé de l’entreprise.
Mais qu’est-ce que cela implique précisément pour les petites entreprises ?
Les obligations légales envers la tenue de livres
Toute entreprise québécoise est tenue de conserver des documents courants sur support papier ou électronique et de les mettre à la disposition de l’administration pendant six ans. Revenu Québec peut les demander à tout moment à des fins de vérification, et ils doivent être mis à disposition dans un délai raisonnable.
Si le format des livres n’est pas précisé, les renseignements qu’ils contiennent doivent être suffisants pour permettre la vérification des points suivants :
- les recettes et les dépenses de l’entreprise, qui doivent être rapprochées des encaissements et des dépenses;
- les montants perçus au titre de la TPS et de la TVQ;
- les montants des taxes payées, des crédits de taxe sur les intrants ou des demandes de remboursement;
- les informations pertinentes utilisées pour calculer les retenues à la source et les cotisations de l’employeur.
En outre, les pièces justificatives doivent être conservées pendant six ans. Il s’agit des documents suivants
- Les relevés quotidiens des ventes, les factures, les enregistrements des caisses enregistreuses et les relevés quotidiens des terminaux de cartes de crédit ;
- les notes de frais quotidiennes, les chèques, les chèques annulés, les relevés de cartes de crédit et les reçus ;
- les relevés kilométriques pour chaque conducteur qui combine l’utilisation professionnelle et personnelle d’un même véhicule.
- les reçus pour les frais de déplacement ;
- les justificatifs des immobilisations ;
- les dossiers des employés, y compris les salaires et les déductions pour chaque employé ;
- les documents fiscaux.
Les différentes méthodes comptables
Plusieurs systèmes comptables doivent être évalués en fonction des besoins de l’entreprise:
La comptabilité en partie simple, également connue sous le nom de comptabilité de caisse, n’enregistre les transactions qu’une seule fois, soit en tant que dépenses, soit en tant que revenus. Pour plus de clarté, les recettes sont classées dans un tableau sur une page, appelée journal des recettes, et les dépenses sur une autre page, appelée journal des dépenses.
Pour la comptabilité en partie double ou comptabilité d’exercice : les transactions sont documentées deux fois, une fois dans la colonne des crédits et une fois dans la colonne des débits.
Quel que soit le type de comptabilité choisi, le système doit être fiable, précis, cohérent, simple à utiliser et à comprendre, et facilement accessible à tout moment. Il est nécessaire de mettre en place des procédures de contrôle des écritures comptables, à commencer par le rapprochement bancaire, qui compare les écritures bancaires à celles enregistrées dans la comptabilité. Il est effectué au moins une fois par mois, à réception du relevé bancaire.
Des feuilles de calcul peuvent être utilisées pour la tenue de livres, mais ce système est relativement lourd, ses fonctionnalités sont limitées et certaines erreurs ne sont détectables qu’en fin d’année, lors de la publication des états financiers. En revanche, les logiciels de tenue de livres permettent de gagner du temps, de réduire les erreurs, de calculer automatiquement les taxes et de générer des prévisions financières précises. Aujourd’hui, la majorité des ressources sont disponibles en ligne, et beaucoup sont gratuites ou peu coûteuses.
Outre le respect des obligations légales, une tenue de livres précise est un outil de gestion indispensable. En suivant de près votre tenue de livre, vous connaissez les performances de votre entreprise dans les moindres détails et en temps réel. Il est ainsi possible de les comparer aux résultats antérieurs, de faire des prévisions et de prendre des décisions éclairées.
